Reuniões de equipe: 8 maneiras de transformá-las em real planejamento criativo

Todos nós já passamos por algo assim. Nos apresentamos para uma reunião de equipe marcada as 19h e as coisas não começam a acontecer antes das 19h30. A reunião fica completa com todos que deviam aparecer por volta das 20h. Nas horas seguintes, você fica moscando em torno de algumas idéias, mas nada parece brotar do processo. O relógio bate forte nas 22h, e você cansado já rabisca mais do que anota, escuta mais do que participa e quadros e mais quadros ou linhas tortas surgem do nada nos bloquinhos ali presentes, porque a reunião parece ter ido a lugar nenhum.

Mas calma, não desanime. Isso acontece mesmo, mas não deixe que isso vire a regra. Acho que dá pra “forçar” a criatividade e organização com alguns pequenos passos. Aqui estão oito idéias para jogar longe essas reuniões chatas e sem sentido e ajudá-lo a escapar da loucura! Hehe

1. Coloque uma bomba-relógio tiquetaqueando no meio da sala

Comece a sua reunião definindo um tempo final para que ela acabe. Quando o momento programado acabar a reunião acabou! Os “smartphones” atuais com certeza tem um “ringtone” de aviso nuclear que cuidará bem do assunto (Hahaha). Isto assegurará que sua reunião decorra no prazo e fluência estabelecidos, impossibilitando quebras de pensamento por que alguém decidiu chegar atrasado ou contar uma história de vinte minutos, totalmente fora do contexto da reunião. Claro que não é pra deixar os números lá rolando como um opressor chicoteando seus escravos. Acerte o timer e deixe rolar. Com o tempo as coisas vão se ajeitando. Não espere que na primeira vez vocês consigam dentro do tempo, mas a persistência cuidará do trabalho.

2. Pare de planejar para o fracasso

Incentive cada participante, para que, pelo menos um ou dois dias antes de cada reunião, faça e traga um esboço do que será discutido durante a reunião e o que precisa ser decidido dentro de suas responsabilidades (Lembra que cada voluntário deve ser responsável por algo?! Se não, clique aqui). Sem esse norte, você estará planejando falhar porque menos será feito, em razão das conversas paralelas que surgirão ou com os participantes despreparados tentando alcançar os preparados ou o que já foi dito ou feito anteriormente. Planejar é se preparar, não apenas se reunir.

3. Não convide ninguém!

Reuniões criativas devem ser criativas e não convidativas. Explico. Convidar a galera ou pessoas que não fazem parte da equipe para apenas “opinar” ou assistir, retiram a criatividade dos envolvidos, abre espaço para conversas e piadas, tornando os voluntários e a reunião em si menos produtivas. Não quero advogar contra a transparência, apenas contra a confusão. Se você precisa mesmo convidar outras pessoas, convide o menor número de pessoas possível. Não use o tempo precioso de reunião como uma “festa” para juntar todos ou incentivar interessados, as pessoas “não-essenciais” à reunião (que não são líderes, claro. Todos são verdadeiramente essenciais no Reino!) devem ser engajadas pelos líderes de cada departamento/responsabilidade ou evento. Juntar a galera e amigos pode ser facilmente atingido em outro ambiente, não em reuniões de equipe.

4. Fuja da sala de reunião

Salas de reuniões são chatas. Ponto. Encontre um local para atender a maior necessidade da reunião: criatividade e organização. Promova a comunicação e inflame a criatividade a partir de lugares novos e cheio de ar. Você pode tentar uma reunião em um café, lanchonete, biblioteca ou parque. Para um maior aproveitamento tente “casar” o seu ponto de encontro com o tema de seu projeto. Por exemplo, se você está planejando um festival de crianças tente se reunir em um parque de diversões ou em um local cheio de crianças, e assim por diante. As sugestões do meio em que você se encontrará lhe ajudarão a encontrar soluções ou ter sacadas boas sobre o tema. No mínimo, encorajará seus voluntários com algo novo e diferente de juntar todo mundo no gabinete do pastor ou na salinha do maternal, os únicos lugares que sobraram pra você fazer reunião em meio a tantas reuniões na igreja! Hehe

5. Diga não ao Wi-Fi! Mas diga mesmo!

Pode parecer contraditório vindo de um blog sobre mídias e tecnologia, mas coloque seus devices e tecnologias a anos-luz de distância. Pare de confiar na internet para obter respostas. Cada pergunta que surgir não deve se tornar automaticamente em uma pesquisa no Google. Venha preparado com idéias e encontre soluções por si próprios. Fomos criados a imagem e semelhança de um Deus criativo e formidável, que é único em suas criações. Logo, algo de criativo e formoso há nessa mente desbravada que cada um de nós temos (e, às vezes, mal utilizamos). Se a sua reunião começa parecer como uma sala de estudos da faculdade, em que você sempre precisa de alguém ou da bibliotecária, você está fazendo isso errado. Todos nós temos as respostas e a chave para crescimento de nossos ministérios. Após as soluções e respostas serem debatidas e encontradas, mãos à obra nos devices e tecnologias, claro, mas só agora, combinado?

6. Coloque todas as mãos no convés

Toda reunião precisa de uma tripulação mínima de duas pessoas. Um deles é o líder, que facilitará o ambiente de criação de idéias e o outro é um anotador, que deverá escrever todas as idéias discutidas. Isso assegura que a reunião avance e que todos os pontos de discussão sejam registrados, para execução e cobrança posterior do líder (achou que você ia sair ileso só mandando, né chefinho?!). Se todos forem líderes anotadores, então, fica perfeito! Saber cobrar e ser cobrado, em amor claro, é o mínimo necessário pra se atingir resultados e se contornar erros.

7. Divirta-se, sempre

Se não houve risadas, decisões e discussões, não foi uma boa reunião. Intimidade relacional é a chave pra uma equipe coesa e produtiva. Invista em relacionamento e discipulado mútuo, você não vai se arrepender. Não é a toa que Provérbios 27:17 diz: “Assim como o ferro afia o ferro, o homem afia o seu companheiro”. Somos pecadores e duros de coração, assim como o ferro. Todo ser humano é! E precisamos de altas temperaturas para sermos dobráveis e maleáveis. Ao colocarmos um em contato com o outro é normal ouvirmos barulho e faíscas saindo, e isso é muito bom! Daí nascem as ligações metálicas mais fortes de nosso mundo.

Abrace e use a diversidade a seu favor e você terá um ministério abençoado.

8. Termine agindo

Toda reunião deve terminar com uma solução prática com alguém definido de antemão e que seja responsável e capaz para sua implementação. Isso mantém as coisas em movimento, fazendo com que o círculo vicioso da criação e criatividade da reunião nunca saiam do meio de você e seus colaboradores. Mas, lembre-se, deve ser algo realmente prático e capaz de ser feito. Palpável e dentro dos limites do material humano e econômico de sua realidade.

E aí? Como vocês se reúnem pra decidir as coisas? Quais são suas dicas para uma melhor reunião de planejamento criativo? Conta pra gente aqui embaixo! Até a próxima.